Организация любых праздников требует максимум внимания и сосредоточенности. Корпоративные вечеринки — не исключение. И одно дело, если организовать встречу для сотрудников компании вам доверили за полгода-год, и совершенно другое, если веселье планируется устроить через месяц, а то и неделю. Что делать и как организовать корпоратив, если на счету каждый день?
Одно из главных правил — грамотная и четкая организация. У вас уже нет времени для сомнений и метаний: чем строже будут распланированы все ваши действия, тем больше шансов на то, что созданный праздник понравится каждому гостю и руководству.
Мы подготовили для вас план, который позволит при минимуме усилий и времени создать безупречный результат.
За что зацепиться и на чем сэкономить время при срочной организации корпоратива?
- Определитесь с целью, если она уже не определена заранее. Это важнейший параметр, ибо от него в дальнейшем и придется «плясать». Цели могут быть разными: часто корпоративы устраиваются, чтобы сплотить коллектив — в таком случае необходимо в развлекательную программу включить определенные конкурсы, игры. Повышение лояльности сотрудников, информирование людей о каких-то важных датах и нововведениях — лишь немногие варианты из возможных.
- Определите целевую аудиторию. Речь идет о тех, кто будет присутствовать на корпоративном мероприятии. Это важно. При одной и той же цели с разными группами людей нужно действовать по-разному. Одно дело, если вы работаете с коллективом молодых и амбициозных дизайнеров, и совершенно другое дело, если устраиваете праздник для солидной бухгалтерской или юридической компании.
- Делегируйте свои полномочия. Если на счету каждый час, не стоит пытаться сделать все самостоятельно — это путь в никуда: и результата нужного вряд ли добьетесь, и со стрессом познакомитесь максимально близко. Чем меньше времени осталось до корпоратива, тем больше помощников можете себе найти. Также можно обратиться в event-агентство. В хороших агентствах работают настоящие профессионалы, которые способны не просто организовать отличную программу, но могут сделать это в кратчайшие сроки — без ущерба для качества результата. Разумеется, вам как организатору мероприятия самоустраниться нельзя — как минимум, вам придется ответить на некоторые вопросы — это цель корпоратива и целевая аудитория. Также наверняка пригодится список участников мероприятия, чтобы компания, занимающаяся организацией вечеринки, могла правильно выбрать площадку, составить меню, развлекательную программу, определив количество приглашенных.
- Определитесь с бюджетом и местом проведения. Это чуть ли не две самые важные (и самые трудные) вещи. Одно зависит от другого, а все вместе будет зависеть от ваших целей, штата и статуса сотрудников и компании в целом. Помните о том, что спешка — не лучший советчик при организации любых мероприятий. Отсутствие свободного времени опасно тем, что вы банально не успеете исправить какие-либо организационные ошибки. А раз так, значит, нужно приложить все усилия для того, чтобы этих ошибок не совершать. Произведите все нужные расчеты, учтите пожелания сотрудников — делайте заметки, проиграйте сценарий праздника. Убедитесь, что все сотрудники компании знают, когда будет корпоратив, где именно, и как до него добраться. Проверьте, что трансфер готов, определите тех, кто будет встречать сотрудников на месте и ориентировать последних на местности. Важный пункт — следите за таймингом праздника — учтите, что очень редко все идет по плану, поэтому оставляйте себе место для маневра.
- Правильно завершите мероприятие. Корпоративы — явление, которое повторяется с завидной периодичностью. Учтите ошибки, которые вы сделали в этот раз, и тогда не повторите их в будущем. Составьте финансовую отчетность — она позволит увидеть, какие траты были необходимы, а каких можно было бы избежать в будущем. Проанализируйте проделанную работу, соберите от сотрудников обратную связь, сделайте выводы на будущее. Не забывайте о необходимости пострелиза — выразите благодарность как тем, кто участвовал в организации мероприятия, так и всем приглашенным. Видео и фото также не будут лишними.
Сэкономить кучу времени, сил и нервов вам помогут профессионалы, которые уже давно вращаются в сфере event-услуг. Найти артистов, ведущих и других специалистов по организации и проведению праздников вы сможете на сайте Artist.ru.
Загрузка ...
